Integritetspolicy

Integritetspolicy för Ward Wines AB

1. Allmänt
Wardwines.se är en webbsida som drivs av Ward Wines AB, Östermalmsgatan 87 D, 114 59 Stockholm (”Ward Wines” eller ”vi”). På webbsidan presenteras de producenter som vi arbetar med tillsammans med beskrivningar av länder, vinregioner, druvor och vinstilar. Det finns också information om vårt sortiment och vår vinklubb Ward Wines & Vänner. Eftersom webbsidan innehåller information om alkoholhaltiga drycker vänder den sig till dig som är över 25 år.

Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Den här policyn avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicyn”) beskriver därför hur vi samlar in, använder och lagrar dina personuppgifter. Integritetspolicyn gäller när vi behandlar personuppgifter i samband med att du till exempel anmäler dig till vår vinklubb eller vårt nyhetsbrev, besöker vår webbplats eller kontaktar oss via telefon eller e-post. Syftet med Integritetspolicyn är också att visa på vilka sätt vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande integritetslagstiftning, inklusive förordning (EU) 2016/679 (”GDPR”).

2. Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (det vill säga tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, till exempel namn, bild, personnummer eller IP-adress.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

3. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig och i vilket syfte?
Nedan kan du läsa om när Ward Wines behandlar dina personuppgifter. I varje avsnitt anges vilka personuppgifter som behandlas, ändamålen och den lagliga grunden för behandlingen, lagringsperiod samt vem som har tillgång till uppgifterna

När du beställer vin via wardwines.se omdirigeras du till Systembolagets webbsida där du kan genomföra ditt köp. Läs mer om hur Systembolaget behandlar dina personuppgifter på www.systembolaget.se/om-personuppgifter/.

När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev och blir medlem i Ward Wines & Vänner
När du blir medlem i Ward Wines & Vänner och anmäler dig till vårt nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter i form av din e-postadress. Ändamålet med behandlingen är att informera dig om nyheter och erbjudanden och skicka inbjudningar till mässor och events samt säkerställa att obeställd marknadsföring inte skickas till personer som avregistrerats från nyhetsbreven. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla vårt nyhetsbrev och medlemskap i vår vinklubb. Detta berättigade intresse utgör en rättslig grund för oss att behandla dina personuppgifter. Vi har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla våra tjänster i det här fallet väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.

De personer som kan komma i kontakt med personuppgifterna är huvudsakligen anställda som arbetar med att skicka ut nyhetsbreven och eventuella samarbetspartners som vi använder oss av. I de fall våra samarbetspartners sköter utskick av nyhetsbreven upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal med dem. Dessutom hanteras insamlade e-postadresser av Mailchimp som ägs av Rocket Science Group. Se avsnitt 5 nedan om rutiner för detta. Dina personuppgifter sparas till dess att du väljer att avregistrera dig från nyhetsbrevet eller vinklubben. Om du väljer att avregistrera dig från nyhetsbrevet kommer din e-postadress dock att sparas av Mailchimp för att säkerställa att Ward Wines inte skickar obeställd marknadsföring till dig i framtiden.

När du kontaktar oss via e-post eller telefon
När du kontaktar Ward Wines via e-post eller telefon, till exempel för att du har en produktfråga, hanterar vi de uppgifter som du har valt att lämna vid kontakttillfället. Exempel på sådana uppgifter är namn, telefonnummer och e-postadress. Ändamålet med behandlingen är att hantera det ärende som du kontaktar oss angående. Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att kunna hantera din fråga på ett effektivt sätt. Detta berättigade intresse utgör en rättslig grund för oss att behandla dina personuppgifter. Vi har gjort bedömningen att vårt berättigade intresse av att kunna besvara dina frågor i det här fallet väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter.

De personer som kan komma i kontakt med uppgifterna är anställda som har tillgång till inkorgen. Om ditt ärende kräver hantering lagras dina uppgifter i 24 månader, men om vi anser att det finns ett intresse att lagra uppgifterna längre än så kommer vi fråga dig om du samtycker till att dina uppgifter sparas en längre tid. Du har rätt att få information om hur länge uppgifterna kan komma att sparas och hur du gör för att återkalla ditt samtycke.

När du kontaktar oss via våra sociala medier
När du kontaktar oss via våra sociala medier, till exempel på vår Facebook- eller Instagramsida, kommer dina personuppgifter att behandlas inom ramen för den specifika sociala medie-plattformen baserat på ditt samtycke. Vi kommer därför att hänvisa dig till att maila in ditt ärende till vår e-postadress info@wardwines.se. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss direkt i det sociala mediet eller via gdpr@wardwines.se.

De personer som kan komma i kontakt med uppgifterna är anställda och användare på den sociala medie-plattformen. Dina personuppgifter behandlas endast under så lång tid som vi har ditt samtycke.

4. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?
Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av och en rättslig grund för att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Ward Wines kan komma att spara uppgifterna längre om det krävs för att följa lagkrav eller för att bevaka våra rättsliga intressen, till exempel om det pågår en juridisk process. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna så att de inte längre kan kopplas till dig.

5. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?
Om det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med andra företag som på ett eller annat sätt agerar underleverantörer till oss, så kallade personuppgiftsbiträden. Våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner. För närvarande använder vi oss av biträden inom följande områden:

• Vi använder oss av företag som hanterar nödvändig IT-drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar.
• Om du prenumererar på vårt nyhetsbrev eller är medlem i vår vinklubb kommer din e-postadress att delas med vår leverantör av nyhetsbrevet.
• Vi kan också komma att anlita företag som hanterar våra rekryteringsprocesser.

När vi delar personuppgifter med våra biträden sker det bara för de ändamål vi har angivit i denna Integritetspolicy. Vi genomför också kontroller för att säkerställa att alla biträden kan lämna tillräckliga garantier för säkerhet och sekretess för personuppgifter. Alla personuppgiftsbiträden måste garantera säkerheten för de personuppgifter som behandlas genom att signera ett personuppgiftsbiträdesavtal.

6. Överföring till tredje land
I vissa fall kan vi komma att överföra personuppgifter utanför EU/EES, en så kallad tredjelandsöverföring. Det kan till exempel ske om vi använder oss av ett personuppgiftsbiträde som är etablerat i tredje land. I regel innebär också publicering i sociala medier en sådan överföring. Det innebär att dina personuppgifter, till exempel din bild och ditt namn, kan överföras till tredje land. Vi överför alltid personuppgifter i enlighet med rådande integritetsskyddslagstiftning, inklusive GDPR. I det tredje landet gäller dock inte GDPR, vilket kan innebära en ökad risk i integritetshänseende avseende bland annat möjligheten för myndigheter i tredje landet att få tillgång till dina personuppgifter och för dina möjligheter att utöva kontroll över personuppgifterna. Överföringen är dock nödvändig för att du ska kunna kontakta oss i sociala medier.

7. Cookies
För att ge våra besökare den bästa upplevelsen använder vi cookies. Om du som besökare godkänner cookies och andra liknande tekniker för marknadsföring och/eller analys, till exempel Facebookpixeln eller Google Analytics, kan dina personuppgifter komma att överföras till tredje land. En sådan överföring sker baserat på det samtycke som du lämnar när du accepterar cookies. Om du önskar avbryta framtida överföringar till tredje land kan du blockera samtliga cookies via inställningarna i din webbläsare. För mer information om hur blockering genomförs hänvisar vi till din webbläsares hjälpsidor. Om du vill veta mer om vilka cookies vi använder och på vilket sätt ber vi dig läsa vår cookiepolicy.

8. Skyddet av dina personuppgifter
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Ward Wines har därför vidtagit de tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Exempelvis sparas alla uppgifter om kunder samt och medlemmar i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg.

9. Dina rättigheter
När dina personuppgifter behandlas har du flera rättigheter enligt GDPR och annan integritetslagstiftning. Du har bland annat rätt till följande.

Tillgång till dina personuppgifter
Det innebär att du har rätt att begära ett registerutdrag över den behandling som vi genomför avseende dina personuppgifter. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen. Begär registerutdrag genom att maila gdpr@wardwines.se

Rättelse av dina personuppgifter
Vi kommer på eget initiativ eller på din begäran att så snabbt som möjligt rätta eventuellt felaktiga eller ofullständiga uppgifter vi behandlar om dig.

Radering av dina personuppgifter
Det innebär att du har rätt att begära att dina personuppgifter tas bort om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Du kan begära radering av personuppgifter vi behandlar om dig ifall; uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats, du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse, du invänder mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföringsändamål eller om personuppgifterna behandlas på ett olagligt sätt. Det kan dock finnas lagkrav på att vi inte omedelbart får radera dina personuppgifter i exempelvis bokförings- och skattelagstiftning. Vi kommer då att avsluta den behandling som görs för andra ändamål än att följa lagstiftningen.

Begränsning av dina personuppgifter
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. En begränsning kan göras av flera anledningar till exempel om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi arbetar med att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. En annan situation kan vara om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål. Då kan du begära begränsad behandling under den tid vi arbetar med att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Invändning mot viss typ av behandling
Du har alltid rätt att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning inklusive direktmarknadsföring. Om du invänder mot en sådan behandling kommer vi enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Om du inte vill att vi behandlar dina personuppgifter för nyhetsbrev/vintips har du alltid rätt att invända mot sådan hantering genom att använda ”avsluta prenumeration” i nyhetsbrevet eller genom e-post till gdpr@wardwines.se.

Dataportabilitet
Det innebär en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig. En förutsättning för dataportabilitet är att överföringen är tekniskt möjlig och kan ske automatiserat.

Rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten
Du har rätt att inge eventuella klagomål angående behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten. För mer information hänvisar vi till www.imy.se.

10. Personuppgiftsansvarig
Ward Wines AB, org.nr. 556505-5737 är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig integritetslagstiftning, inklusive GDPR.

11. Ändring av Integritetspolicyn
Ward Wines har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Vi kommer att publicera den nya versionen på wardwines.se och, vid större förändringar, i rimlig tid underrätta dig om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev och/eller är medlem i Ward Wines & Vänner. Om du som medlem i Ward Wines & Vänner och inte godtar ändringarna har du rätt att säga upp ditt medlemskap innan den ändrade Integritetspolicyn träder i kraft. Du säger upp medlemskapet genom att kontakta Ward Wines via gdpr@wardwines.se.

12. Kontaktinformation
Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter. Vår kontaktinformation hittar du nedan.

Ward Wines AB
Org nr. 556505-5737
Östermalmsgatan 87 D
114 59 Stockholm
Tel. 08-511 698 30
Allmänna frågor: info@wardwines.se
Frågor om vår personuppgiftsbehandling/GDPR: gdpr@wardwines.se

Senast uppdaterad: 2021-05-25